Generasi Virtual : Rapat Pun Virtual

Dua minggu ini saya disibukkan untuk rapat lewat grup di salah satu aplikasi chat untuk menyiapkan suatu acara. Hampir setiap hari, sekitar jam 8 malam adalah waktu virtual meeting di salah satu grup di salah satu aplikasi chat saya. Jadi saat waktunya tiba untuk virtual meeting, ya paling tidak harus menyimak pembicaraan di grup.

Sebenarnya virtual meeting ini bukan hal yang baru buat saya. Zaman kuliah dulu, juga pernah beberapa kali meeting lewat Yahoo! Messenger (YM) yang sekarang udah tidak hidup lagi saat menyiapkan acara kampus. Bedanya, kalau dulu harus pakai laptop atau PC untuk bisa sama-sama virtual meeting karena belum semua punya smartphone. Jadi, waktu meeting pakai YM (aduh jadul banget rasanya ya kalau ingat masih suka chat pakai YM ini :p) harus benar-benar didiskusiin dulu waktu yang tepat di mana sebagian besar anggota bisa bergabung.

Sekarang? zaman semakin canggih, hampir semua orang pakai smartphone, aplikasi chat pun banyak macamnya, dan hampir setiap aplikasi punya fitur untuk membuat grup. Rapat atau sekadar mengobrol dengan orang-orang yang berada di seluruh dunia pun semakin mudah. Kita bisa rapat kapan aja, di mana aja, dan bisa sambil multitasking mengerjakan yang lain.

Buat saya sendiri, sebenarnya fenomena virtual meeting buat generasi sekarang ini banyak manfaatnya. Pertama, tentunya hemat waktu, tempat, dan tenaga karena bisa meeting di mana aja dan kapan aja. Kedua, hasil rapat terekam di history chat kita, jadi ga perlu ada notulensi rapat dan kalau lupa isi rapatnya atau ketinggalan ya tinggal baca-baca chat history lagi. Yang ketiga, karena saya suka meeting sambil multitasking dan kadang-kadang sedikit ketinggalan tema, jadi saya suka banget sama fitur bisa membalas chat spesifik ke satu orang. Bisa bertanya langsung jika ada yang kurang dimengerti.

Tapi, yang namanya di dunia pasti kelebihan selalu ada kekurangannya. Kalau dari pengalaman saya yang suka rapat virtual, kadang apa yang kita tuliskan bisa dipersepsikan berbeda sama orang yang membaca. Nah, kekurangan rapat virtual ini adalah miskomunikasi dan kadang tidak langsung diklarifikasi. Selain kekurangan, ada juga tantangannya yaitu harus ada yang bisa menjaga ritme dalam rapat, apalagi kalau dalam satu grup ini anggotanya belum pernah bertemu sebelumnya. Namaya orang baru kenal di dalam satu grup, biasanya tidak jarang yang masih malu-malu ikut memberikan suaranya. Di satu sisi, kadang ada juga orang yang terlalu mendominasi-bisa jadi memang kesehariannya dia mudah bergaul dan suka berbicara-jadi anggota grup yang lain malah cenderung jadi pasif.

Saya punya beberapa tips bagaimana cara agar virtual meeting dapat berjalan efektf, pertama tentukan komitmen anggota grup mengenai waktu dan tema. Kedua, kalau sudah berkomitmen mengenai waktu, si pemimpin rapat atau moderator harus pro aktif denga cara yang asik untuk mengajak anggota grup aktif dalam meeting. Ketiga, jangan malu bertanya kalau kita ketinggalan informasi. Keempat, karena di aplikasi chat ada fitur "membintangi pesan" ini bisa kita gunakan untuk menandakan pesan-pesan yang penting, jadi tidak sulit untuk mencari informasi yang penting nantinya. Terakhir, membuat outline sesuai tema yang nantinya bisa dijadikan chat kesimpulan virtual meeting.

Dari seringnya mengadakan virtual meeting ini saya jadi banyak belajar. Sedikit banyak saya belajar memahami karakter orang-orang dari bagaimana mereka berinteraksi di dalam grup dalam suatu meeting. Walaupun belum pernah bertemu, setidaknya saya bisa memahami bagaimana mereka kalau misalnya nanti bertemu langsung.

Terakhir, di zaman virtual ini memang kadang kita terlena oleh kemudahan yang kita dapatkan. Kemudahan untuk berinteraksi dengan orang-orang di seluruh dunia, mulai dari hal sederhana sampai bahasan serius seperti mengadakan virtual meeting. Kalau kata orang di luar sana, "teknologi mendekatkan yang jauh". Kita harusnya bersyukur hidup di zaman serba dimudahkan oleh teknologi seperti ini, tapi jangan sampai teknologi "menjauhkan yang dekat" ya! 

Salam,

((menulislah walau #1minggu1cerita))